Mediante cámaras inteligentes y un BOT que reconoce la información en las etiquetas de los envíos, 4-72 automatiza la digitación de información, un proceso históricamente manual, y a la vez recopila, almacena y clasifica altos volúmenes de información apoyado en los servicios de la nube de Microsoft Azure.
Para hacer frente a los retos de 4-72, IData diseñó una combinación inteligente de tecnologías
Este proceso de automatización agilizó la operación, aumentó sustancialmente la calidad de la información, creó la posibilidad de habilitar el trabajo en casa para el personal operativo y permitió acceder a métricas e indicadores clave del desempeño operacional del proceso facilitando la toma de decisiones.
Utilizando servicios cognitivos de la nube Microsoft Azure, 4-72, el operador oficial de correos de Colombia mejoró de manera significativa el proceso de captura de información de envíos procedentes del comercio electrónico transfronterizo.
El sector postal ha sido fundamental en este año de pandemia. Su operación global ha facilitado desde el suministro de insumos médicos para la atención de la emergencia de salud pública, hasta el envío de productos de emprendedores e industrias que, ante las estrictas medidas de aislamiento, cerraron espacios físicos y migraron al comercio electrónico.
En atención a la crisis de salud pública, en Colombia el correo fue declarado servicio esencial para garantizar la continuidad de esta operación fundamental para la vida de millones de personas y miles de organizaciones. Gustavo Adolfo Araque, presidente del operador oficial de correos de Colombia 4-72, consciente de la urgencia de innovar para hacerle frente a la coyuntura y soportar el aumento de la demanda, asegura que “la pandemia nos convirtió cinco años en cinco meses de transformación digital”. 4-72 apostó por la transformación y los resultados estuvieron a la altura de lo que requerían los colombianos en estos tiempos desafiantes”.
Como sucedió en muchos casos, aquellas empresas y organizaciones que, como 4-72, venían en una senda de transformación tecnológica lograron sobrellevar con mayor éxito las complejidades originadas por la pandemia. Su proyecto insignia, denominado Captura Cognitiva, integra diferentes sistemas de información, optimiza la cadena de valor del servicio postal y agiliza los procesos operativos de apoyo para el transporte y distribución de última milla
“Antes, ese proceso requería digitación manual, con tareas repetitivas, errores y reprocesos en la información capturada, colaboradores en planta llenando en Excel 15 variables (datos del envío), una alta tasa de impresión de guías para las entregas, clasificación manual de envíos y distribución manual en las bodegas. Eso cambió radicalmente: ahora se recibe el envío, se pone en la banda y una cámara dotada con tecnología de Internet de las Cosas toma la información de la etiqueta, la transmite a un BOT que, a través de algoritmos de Machine Learning Supervisado, captura de forma automática los campos requeridos y envía esa información a la nube de Microsoft Azure. Esa data se conecta con nuestro sistema de información postal y así se determina el enrutamiento, que se hace por medio de una máquina de clasificación de envíos con banda móvil a más de 8 km/h. y que tiene opción de más de 43 salidas a destinos. La cámara conecta la información con todo el sistema, que define hacia cuál banda transportadora lo enruta. Antes sólo podíamos usar esa banda en un 15% de su potencial. Ahora le sacamos todo el provecho, queda todo automatizado en segundos y tenemos el flujo optimizado, la operación trazable y visible en tiempo real”, detalló Juan Manuel Pascagaza, Líder de Arquitectura y Optimización de Procesos y Proyectos de la Oficina Asesora de Transformación e Innovación de 4-72.
Y si bien hay un flujo residual que el BOT no captura de forma automática, (por deterioro de las etiquetas o baja calidad de la imagen, por ejemplo), la misma tecnología implementada redirecciona los envíos a un flujo alternativo en la banda, desde allí proyecta la imagen del envío a un visor web, -también alojado en la nube Azure-, que permite a los operadores modificar manualmente -sin contacto físico y de manera remota-, y reclasificarlo para que vuelva a la banda transportadora y quede listo para entrega.
“Solo el 25% de los envíos internacionales que llegaban a la red logística postal se digitaba, así que la trazabilidad de esos envíos no era ideal” añade Pascagaza. “Hoy enrutamos todo lo que llega del exterior a través del sistema: principalmente aquellos artículos adquiridos en importantes Market Places alrededor del mundo, permitiendo acrecentar la experiencia de compra en línea a través de procesos ágiles de información, trazabilidad y entrega a nuestros clientes”, explica Luis Guillermo Pardo Fonseca Asesor de Transformación Digital e Innovación de 4-72.
También puede leer: Inteligencia artificial para mejorar la experiencia del consumidor
- Inteligencia Artificial para afrontar las nuevas realidades laborales
- Internet de las cosas, tendencia tecnológica con mayor crecimiento a nivel mundial
De esta forma, la tecnología ayudó a superar los problemas que aquejaban la operación de 4-72: la falta de trazabilidad, las demoras, el control de la operación, las quejas y los reclamos y/o los errores de etiquetado debidos, principalmente, a la velocidad con la cual los digitadores debían integrar toda la información. Los resultados son elocuentes y las mejoras sustanciales:
- 902 paquetes procesados 100% digitalmente en 2 meses.
- 1’932.930 campos de datos capturados en tiempo real en el sistema (de un total de 10 de información por cada envío, mientras anteriormente sólo se capturaban 2 de información).
- 67% de aumento del índice de productividad del sistema en los 2 primeros meses.
- Aumento de utilización del sistema del 46% en los 2 primeros meses.
Una solución inteligente con tecnología inteligente
El proceso de captura cognitiva en 4-72 se desarrolló de la mano de IData, partner de Microsoft en Colombia. El equipo IData comenzó pruebas de certificación en julio y el 8 de octubre inició producción. Desde entonces, la operación de esta entidad de 4.600 colaboradores, 35 centros operativos y más de 170 puntos directos de atención en el país cambió por completo.
Acá, un video sobre la transformación digital de 4-72:
